Der Empfangsschalter wird in der Zeit vom 19. bis 22. April am Flughafen eingerichtet und bietet Anmelde- und Empfangsservice. Die meisten Delegierten werden per Bus nach Bo'ao transportiert. Die Delegierten sind gebeten, nach Möglichkeit Informationen über ihren Ankunftszeitpunkt anzugeben. Die Delegierten erhalten bereits am Flughafen ihren Konferenzausweis und ihre Zimmernummer.

Pass und Zimmernummer sind notwendig, da 1.) Delegierte ohne Pass keinen Zutritt nach Bo'ao erhalten und 2.) drei Hotels für die Konferenz reserviert sind – die Zimmernummer stellt sicher, dass der Delegierte weiss, wann er aus dem Bus steigen muss. Hat ein Delegierter sich am Flughafen keinen Pass austellen lassen, kann er sich auch an das Bo'ao Peilan Passzentrum wenden und sich anschließend zu seinem Hotel bringen lassen. Das Zentrum befindet sich in 5 Minuten Entfernung zu den Hotels.